1. PRESENTACIÓN 
LinkTIC S.A.S. lleva más de 17 años desarrollando proyectos tecnológicos  e innovadores de alta calidad y rentables, que satisfacen tanto las  necesidades de sus clientes como los objetivos de sus marcas, productos  y servicios, siempre enfocados en disminuir la brecha digital. LinkTIC  S.A.S. se dedica a la comercialización y gestión de proyectos tecnológicos  dentro del marco de las TIC enfocados al desarrollo de software,  consultoría en procesos de información y marketing digital. 

2. OBJETIVO 
Establecer la Política de Tratamiento de Datos y Protección de Datos  Personales a través de la adopción de criterios para la recolección,  almacenamiento, uso, tratamiento, circulación y supresión de los datos  personales, suministrados por clientes, usuarios, proveedores,  contratistas, empleados y/o público en general, tratados por LinkTIC  S.A.S. (en adelante LinkTIC), que provienen de la información  acopiada en ejercicio de las actividades desarrolladas como consecuencia  de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra  índole. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y los  decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y en las demás normas que la  modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y de manera  especial, con los procedimientos y prácticas de gobierno corporativo de la  sociedad comercial. 

3. ALCANCE 
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que a  continuación se presenta, es aplicable a todas las bases de datos y/o  archivos que contenga datos personales y sean objeto de tratamiento por LinkTIC, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de Datos  Personales que le suministran o sean captados de sus empleados,  contratistas, clientes actuales, pasados y potenciales, proveedores,  aliados comerciales y posibles interesados en los servicios y productos de  la Empresa, en adelante denominados: los Titulares.  

En la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales  se establecen el alcance, definiciones, el responsable, las finalidades,  medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los  mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar,  rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que  se otorga con la aceptación de la presente política. La adquisición de los  productos y servicios y/o la aceptación expresa o inequívoca de las  presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente  Política y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se  describen. 

4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES 
Todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos  personales que se encuentran en la base de datos de LinkTIC deben  cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la  Corte Constitucional colombiana, los cuales se resumen a continuación: 

a) Principio de Finalidad: El Tratamiento hecho a los datos debe  obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la  Ley, la cual debe ser informada al Titular. 

b) Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales  registrados en la base de datos deben ser los estrictamente necesarios  para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser  adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales  fueron recolectados. 

c) Principio de Temporalidad: El período de conservación de los datos  personales en nuestra base de datos debe ser el necesario para alcanzar  la finalidad para la cual los hemos recolectado.

d) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el  consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por  ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin  previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial. 

e) Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe  ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.  No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos,  fraccionados o que induzcan a error. 

f) Principio de Transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar  el derecho del Titular a obtener de LinkTIC, en cualquier momento y sin  restricciones, información acerca de la existencia de datos que le  conciernan. 

g) Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos  personales, salvo la información pública, sólo puede estar en Internet  cuando el acceso sea técnicamente controlable para otorgar un  conocimiento restringido únicamente a los Titulares de los datos  personales o a terceros autorizados. 

h) Principio de Seguridad: El responsable y encargado del  tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las  medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar  seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta,  uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

i) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan  en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de  públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información,  inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que  comprende el Tratamiento. 

5. OBLIGACIONES
Esta política es de obligatorio cumplimiento para la  SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC. 

6. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, se entiende  por: 

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del  Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea  objeto de Tratamiento. 

c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda  asociarse a una o varias personas naturales determinadas o  determinables. 

d) Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las  personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen  racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o  religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o  derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos). 

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o  privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el  Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del  Tratamiento. 

f) Responsable del Tratamiento: la SOCIEDAD COMERCIAL  LinkTIC por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de  datos y/o el Tratamiento de los datos. 

g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de  Tratamiento. 

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre  datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,  circulación o supresión. 

i) Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el  Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos  personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia  de las Políticas de Tratamiento de información que le serán  aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del  tratamiento que se pretende dar a los datos personales.  

*Estas definiciones corresponden a las establecidas por la Ley 1581 de 2012

7. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.  

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de  los Titulares es la sociedad LinkTIC, identificada con el NIT. 900037743- 9; con domicilio y dirección en la Carrera 12 A # 83–75 Oficinas 501 y  602 de Bogotá, Colombia, teléfono: (571) 6750224 correo electrónico  [email protected] 

8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES 
Los datos personales que son incluidos en las Bases de Datos de LinkTIC provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades  desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales,  laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes,  proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta  manera, LinkTIC tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican  en diferentes grupos principales dependiendo de su naturaleza,  composición y finalidades para el Tratamiento.  

La información suministrada por el Titular sólo será utilizada para los  propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de  los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de  Datos de LinkTIC o archivados en términos seguros a efectos de solo ser  divulgados cuando la ley así lo exija.  

El tratamiento de las bases de datos que realizará LinkTIC será el de  acopiar, recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir  (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta  los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la normativa  vigente, cuyas finalidades son:  

A. Con relación a la base de datos de clientes: 

Bases de datos que tienen información de personas jurídicas y/o  naturales que han adquirido productos o servicios de LinkTIC para su  propio uso, comercialización a terceros y a potenciales clientes, en  relación con:

1. El cumplimiento del objeto social de LinkTIC. 

2. El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual  que el titular tenga con LinkTIC. 

3. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y  regulatorios. 

4. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos,  financieros, sociales y técnicos.  

5. Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar  seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios. 

6. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o  prestación de servicios. 

7. Llevar a cabo los trámites de atención de PQRS presentadas ante  la sociedad comercial. 

8. El control y la preservación de la seguridad de las personas,  bienes e información de LinkTIC, para lo cual se podrán consultar  distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de  la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista  Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgo crediticio, así como las  redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren  dispuestas. 

9. Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que  pudiere afectar a LinkTIC, para lo cual se podrán consultar  distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de  la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista  Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgos crediticio, así como las  redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren  dispuestas. 

10. Proveer nuestros productos y servicios requeridos  directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación. 

11. Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por  cualquier otro método no tradicional.  

12. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios. 

13. Realizar encuestas de satisfacción. 

14. Preparar estudios de mercado que permitan establecer  preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

15. Realizar actividades de georreferenciación y estudios  estadísticos. 

16. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes  penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.

17. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos 
personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o  afiliadas a LinkTIC, aliados comerciales o a otras sociedades o  personas nacionales y/o internacionales que LinkTIC encargue  para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las  finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la  relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos  terceros asuman la posición de responsables.  

18. Durante los procesos de auditoría internos como externos.

19. Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso,  la información y datos personales de los Titulares a aliados  comerciales nacionales y/o internacionales para que estos  contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos,  información o servicios que a juicio de LinkTIC puedan ser de  interés del Titular.  

20. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos  personales de los Titulares a terceros nacionales y/o  internacionales, en aquellos casos en que LinkTIC participe en  procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o  enajenación de activos.  

21. Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.

22. Gestión de facturación y cobro. 

23. Verificación de datos a través de consulta a Bases de Datos  públicas o centrales de riesgo. 

24. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las  centrales de riesgo crediticio. 

25. Implementar programas de fidelización. 

26. Envío de información a través de diferentes medios, sobre  eventos, actividades, productos, servicios y en general,  información asociada a la actividad de la sociedad comercial. 

27. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de  terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio. 

28. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas  institucionales directamente o en asocio con terceros. 

B. En relación con la base de datos de Empleados, Contratistas,  Pensionados, Personas que ya se han retirado de la Sociedad  Comercial y perfiles para procesos de selección objetiva  (licitaciones y convocatorias) o cualquier tipo de  contratación: 

Base de datos que tiene información de empleados, contratistas y  aspirantes cuyas hojas de vida se presentan en procesos de  selección objetiva y/ convocatorias ante entidades públicas,  empresas privadas u organismos internacionales o banca  multilateral, relacionada con: 

1. Datos personas relacionadas con: nombre y apellidos,  nacionalidad, estado civil, domicilio, tipo y número de  identificación, libreta militar, tarjeta profesional, libreta militar (si  aplica), huella dactilar, caligrafía, fecha y lugar de nacimiento,  dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo  electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y  patrimonial, experiencia laboral, experiencia profesional y/o  oficios, referencias, información sobre posibles inhabilidades,  incompatibilidades y/o conflictos de intereses en el sector  público, antecedentes comerciales o información financiera,  judiciales, disciplinarios y familiares con otras Empresas o con  entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras  de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de  identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar  de trabajo, cargo o profesión del cónyuge o compañero  permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta  el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o  primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para  lograr las finalidades descritas. 

2. Con el fin de preservar la seguridad de LinkTIC, analizar y  verificar la información de los empleados, colaboradores y contratistas de LinkTIC y de aquellos que participen en procesos  de selección.  

3. Conservar y administrar la información de la relación laboral o  contractual con los Titulares. 

4. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y  regulatorios. 

5. El control y la preservación de la seguridad de las personas,  bienes e información de LinkTIC. 

6. Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o contractual en  general que se hubiere adquirido con los Titulares. 

7. Proteger la salud de los empleados y contratistas de LinkTIC.

8. Prevenir y constatar la presunta comisión de delitos y/o  contravenciones por parte de los empleados, contratistas y  aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de  datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional,  Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT,  así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la  que se encuentren dispuestas.  

9. Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que  pudiere afectar a LinkTIC, para lo cual se podrán consultar  distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos  de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o  “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales  correspondientes, en la forma en la que se encuentren  dispuestas. 

10. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo  de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones  derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus  empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir  el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la  Empresa. 

11. Selección de perfiles para convocatorias y licitaciones en las  cuales se presente LinkTIC. 

12. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias, multas y/o  sanciones pecuniarias impuestas a contratistas y empleados de  la LinkTIC.

13. La realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros,  sociales y técnicos.  

14. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes  penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares.
15. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos  personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de  administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como  a empresas aseguradoras.  

16. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos  personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que  se presente sustitución del empleador o en aquellos casos en que  LinkTIC ceda su posición contractual. 

17. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos  personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar  referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares. 

18. Administración de la relación laboral existente. 

19. Envío de comprobantes, reportes y certificaciones. 20. Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y  otorgados por LinkTIC o por terceros con los que éste tenga  convenio. 

21. Consulta en bases de datos públicas para verificación de  antecedentes.  

22. Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.

23. Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de  seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, empresas  aseguradoras y cajas de compensación familiar. 

24. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y  terminación de relación laboral. 

25. Envío de información sobre convocatorias laborales.

26. Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas,  evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes  orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

27. Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.

28. Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas,  evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes  orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

29. Envío de información a través de diferentes medios, sobre  eventos, actividades, productos, servicios y en general,  información asociada a la actividad de la sociedad comercial.

30. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.  

C. En relación con los Proveedores y Aliados Comerciales: 

Bases de datos que contienen información de proveedores y aliados  comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para LinkTIC: 

1. Bases de Datos que contienen información de proveedores y  aliados comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para  LinkTIC. 

2. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios,  informes, facturas y reportes relacionados con la relación  comercial sostenida entre las partes. 

3. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos  públicas o centrales de riesgos.  

4. Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

5. Envío de información a través de diferentes medios, sobre  eventos, actividades, productos, servicios y en general,  información asociada a la actividad de la sociedad comercial.

6. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer  descuentos o promociones de productos o servicios propios o de  terceros con los que la Empresa tenga algún convenio. 

7. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas  institucionales directamente o en asocio con terceros. 

8. Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos  productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a  cotizar y en general información asociada a la actividad de la  Empresa.  

9. Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y sobre  asuntos asociados con la relación contractual. 

10. El uso de certificaciones o similares en procesos de selección  objetiva y/o convocatorias públicas, privadas o multilaterales. 

D. En relación con las Relaciones Corporativas:

Bases de datos que contienen información de grupos de interés tales  como: miembros de junta directiva, familiares de empleados,  visitantes, invitados y participantes de actividades de innovación,  entre otros: 

1. Conocimiento de terceros con quienes la sociedad comercial tiene  relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la  reglamentación sobre prevención del lavado de activos y  financiación del terrorismo.  

2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que  existe entre LinkTIC y el Titular.  

3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los  entes administrativos, así como a las autoridades competentes  que así lo requieran.  

4. Compartir con terceros que colaboran con la sociedad comercial y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la  información, tales como proveedores de servicios de mensajería,  agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y  vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros.  Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de  la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra  regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.  

5. Soportar los procesos de auditoría de la sociedad comercial. 

6. Seguimiento a las visitas realizadas a las instalaciones de la  sociedad comercial.  

7. Verificación de información en Bases de Datos públicas para  validaciones de seguridad.  

8. Realización de encuestas y estudios de mercado.

9. Envío de información a través de diferentes medios, sobre  eventos, actividades, productos, servicios y en general,  información asociada a la actividad de la sociedad comercial. 

10. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer  descuentos o promociones de productos o servicios propios o de  terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.

11. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas  institucionales directamente o en asocio con terceros.

E. Datos personales suministrados y forma de obtención. LinkTIC podrá pedir expresamente a los Titulares la información con  el objetivo de recolectar, almacenar, acopiar, analizar y conservar  los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las bases  de datos, antes descritos. Así mismo, los Titulares podrán manifestar  su autorización para el tratamiento de datos, además de escrito, de  forma oral o mediante conductas inequívocas del titular de la  información, las cuales permiten concluir al Responsable que se  otorgó la autorización. En todos los casos debe quedar evidencia o  prueba de dicha autorización. 

F. Tratamiento de Datos de Carácter Sensible. De acuerdo con la  Ley 1581 de 2012, son consideramos datos de carácter sensible los  siguientes: Origen racial o étnico, orientación política, convicciones  religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones  sociales, datos relacionados con el estado de salud, orientación o  condición sexual y los datos biométricos. Teniendo en cuenta las  características de LinkTIC, las actividades que desarrolla, y las  finalidades descritas en la presente Política, LinkTIC requiere  realizar tratamiento de algunos datos sensibles, en la forma y  condiciones que se indican a continuación:  
1. Información sensible relacionada con el estado de salud.  LinkTIC recopilará y hará tratamiento de los datos de salud de  sus empleados y contratistas. Estos datos son de carácter  sensible, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las  normas vigentes, se informa a los Titulares que no están  obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su  tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el  correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados  y tratados únicamente para preservar y garantizar el bienestar  de los titulares.  

2. Datos Biométricos, Registros Fotográficos y Captación de  Imágenes por Cámaras. LinkTIC recopilará datos biométricos,  registros fotográficos y captación de imágenes por cámaras de sus empleados, contratistas y colaboradores, tales como la huella  dactilar, imágenes o similares. Estos datos son de carácter  sensible, y por ello los Titulares no están obligados a  suministrarlos. LinkTIC garantizará que el tratamiento de estos  datos se hará conforme a la ley y bajo estrictas medidas de  seguridad.  

3. Datos Relacionados Con Menores De Edad. LinkTIC solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos  personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o  que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de  LinkTIC, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho  tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades  relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados  y los menores. Para tales efectos, La Empresa tendrá en cuenta  el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su  interés superior y sus derechos fundamentales. Sólo se podrá  usar fotografías, videos o similares de los menores de edad con  el escrito y expreso permiso de sus representantes legales. 

G. Autorización para Recolección y Tratamiento de Datos  Personales y Otra Información. Mediante el suministro  voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada  en el numeral anterior y/o la autorización expresa verbal o por  escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a LinkTIC 
para recolectar datos personales y cualquier otra información que  suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos  personales, de conformidad con esta Política y la normativa vigente. 

H. Tratamiento de los datos personales almacenados en las  bases de datos de LinkTIC solo usará, procesará y circulará los  datos personales y otra información de los Titulares para las  finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta  Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. Adicionalmente, el  Titular autoriza de manera expresa a LinkTIC la recolección, uso y  circulación de sus datos personales y otra información para los  siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: 

1. Establecer comunicación entre LinkTIC y los Titulares para  cualquier propósito relacionado con las finalidades que se  establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas,  mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. 

2. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos  para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales, de  seguridad y financieras relacionadas con el personal de LinkTIC. 

3. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a  las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a LinkTIC, aliados  comerciales o a otras sociedades o personas que LinkTIC encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir  con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de  la relación laboral o civil con los Titulares.  

4. Con el fin de preservar la seguridad de LinkTIC, analizar y  verificar la información de los empleados y colaboradores de  LinkTIC y de aquellos que participen en procesos de selección.  

5. Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso,  la información y datos personales de los Titulares a aliados  comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten  a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o  servicios que a juicio de LinkTIC puedan ser de interés del  Titular. 

6. Transferir, transmitir y suministrar la información y datos  personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que  LinkTIC participe en procesos de fusión, integración, escisión  y/o liquidación.  

7. Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los  nuevos contratistas y/o empleados de LinkTIC. 

8. Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de  seguridad. 

9. Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida  que terceros administradores de bases de datos, previa  autorización del Titular para dicha consulta. 

10. Combinar los datos personales con la información que se  obtenga de otros aliados o empresas o enviarla a los mismos para  implementar estrategias comerciales conjuntas.

11. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con  leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el  cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o  prevenir fraudes, ataques a la seguridad de LinkTIC o de otros,  prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.

12. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de  Datos para diseñar estrategias comerciales, aumentar y/o  mejorar los productos y servicios que ofrece LinkTIC. 

13. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base  de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas,  proyectos y eventos. 

14. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base  de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas,  resultados y cambios organizacionales. 

15. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos  personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o  extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles  bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares,  invitar a la participación en programas, proyectos eventos,  socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios  organizacionales. 

16. Enajenar o ceder los datos a terceros nacionales y/o  extranjeros en casos como la sustitución patronal o del  empleador y/o tercerización de actividades por parte de la  Empresa, en cualquier caso, debe cumplirse la presente política  establecida y la normativa vigente en la materia. 

17. Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades  descritas en la presente Política de Tratamiento.  

I. Solicitud de autorización para nuevos usos LinkTIC podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus  datos o información para propósitos diferentes a los expresados en  la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones,  para lo cual publicará los cambios en la presente Política de  Tratamiento en su página web www.linktic.com o en cualquier  medio que estime conveniente según el caso.

J. Almacenamiento de Datos Personales. El Titular autoriza expresamente a LinkTIC para que éste lo almacene de la forma  que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida  para la protección de los datos de los Titulares. 

K. Medidas de Seguridad para la Protección de los Datos  Personales y Otra Información. Las medidas de seguridad con  las que cuenta LinkTIC buscan proteger los datos de los Titulares  en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no  autorizados. Para ello, LinkTIC de forma diligente implementa  medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que  razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente  esta forma de protección y declara que la considera conveniente y  suficiente para todos los propósitos. 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conforme a la legislación vigente,  los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su  información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En  particular, son derechos de los Titulares según se establece en el  artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: 

a) Conocer, actualizar y rectificar datos parciales, inexactos,  incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo  tratamiento esté prohibido.  

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a  sus datos personales. 

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la  entidad que haga sus veces, las quejas por infracciones a lo  dispuesto en la ley.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando  en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y  garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la  autoridad competente haya condenado a la empresa porque en el  tratamiento inadecuado de datos y/o haya incurrido en conductas  contrarias a la Constitución y la normativa vigente.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido  objeto de Tratamiento. 

g) Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través  de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.  h) Identificar al responsable en LinkTIC que dará trámite y respuesta  a sus solicitudes.  

10. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DE  LOS TITULARES
En los siguientes casos no es necesario pedir  autorización expresa de los Titulares, pero si debe cumplir los demás  deberes dispuestos en la ley: 

a) Cuando la información es requerida por una entidad pública o  administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden  judicial. 

b) En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médico o sanitaria. 

d) Para el tratamiento de información autorizada por la ley para fines  históricos, estadísticos o científicos. 

e) Cuando se trata de datos relacionados con el registro civil. 

11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área  encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los  titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y  suprimir sus datos y revocar su autorización son el Área de Talento  Humano de LinkTIC, en lo que corresponda. 

12. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE  HABEAS DATA
En cumplimiento de las normas sobre protección de  datos personales de la SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC presenta el  siguiente procedimiento y los requisitos mínimos para el ejercicio de  sus derechos: 

– En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar  un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto  establecidas en la presente Política de Tratamiento y Protección de 

Datos Personales. El procedimiento que se seguirá para dichas  comunicaciones, serán los que se indican a continuación: 

– Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el  titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la  información que reposa en la base de datos, LinkTIC responderá la  solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles. En  cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no  fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se  informará a los Titulares, informando acerca de los motivos de la  demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la  cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al  vencimiento del primer término. 

– Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de  datos y reclamos sobre datos personales. Cuando el titular de  los datos o sus causahabientes consideren que la información  contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección,  actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto  incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley  1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LinkTIC, el cual  será tramitado bajo las siguientes reglas:  

a) El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a  LinkTIC con la identificación de los Titulares, la descripción de  los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán  los documentos que se quieran hacer valer.  

b) Si el reclamo resulta incompleto, LinkTIC podrá requerir al  interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción  del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)  meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante  presente la información requerida, se entenderá que ha  desistido del reclamo. En caso de que LinkTIC no sea  competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e  informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso,  rectificación o supresión de los datos.  

c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de  datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del  mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha  leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  

d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15)  días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su  recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de  dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora  y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso  podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento  del primer término. El retiro o supresión no procederá cuando  exista un deber contractual de permanecer en la base de datos  de LinkTIC. 

13. CONTACTO
Cualquier duda o información adicional será recibida y  tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas  en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos  Personales. 

14. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Los datos  personales incorporados en las Bases de Datos estarán vigentes  durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades o lo que  equivale a decir, en un periodo igual al tiempo en que se mantenga y  utilice la información para las finalidades descritas en esta política.  Una vez se cumplan las finalidades y siempre que no exista un deber  legal o contractual de conservar la información, sus datos serán  eliminados de nuestras bases de datos. 

15. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN  DE DATOS PERSONALES
Cualquier cambio en las políticas de  Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares  mediante la publicación en nuestros portales web.

16. LEGISLACIÓN VIGENTE
La legislación nacional vigente en  materia de protección de datos personales está contenida en la Ley  1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013 y las  demás normas que lo modifiquen o complementen. 

17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS  PERSONALES
La presente política entrará en vigencia a partir de su  publicación en los canales de comunicación empresarial. 

SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC S.A.S.