POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LINKTIC S.A.S.

1. PRESENTACIÓN

LinkTIC S.A.S. lleva más de 19 años desarrollando proyectos tecnológicos e innovadores de alta calidad y rentables, que satisfacen tanto las necesidades de sus clientes como los objetivos de sus marcas, productos y servicios, siempre enfocados en disminuir la brecha digital. LinkTIC S.A.S. se dedica a la comercialización y gestión de proyectos tecnológicos dentro del marco de las TIC enfocados al desarrollo de software, consultoría en procesos de información y marketing digital.

2. OBJETIVO

Establecer la Política de Tratamiento de Datos y Protección de Datos Personales a través de la adopción de criterios para la recolección, almacenamiento, uso, tratamiento, circulación y supresión de los datos personales, suministrados por clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general, tratados por LinkTIC S.A.S. (en adelante LinkTIC), que provienen de la información acopiada en ejercicio de las actividades desarrolladas como consecuencia de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole. De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y de manera especial, con los procedimientos y prácticas de gobierno corporativo de la sociedad comercial.

3. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que a continuación se presenta, es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos que contenga datos personales y sean objeto de tratamiento por LinkTIC, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales que le suministran o sean captados de sus empleados, contratistas, clientes actuales, pasados y potenciales, proveedores, aliados comerciales y posibles interesados en los servicios y productos de la Empresa, en adelante denominados: los Titulares. En la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales se establecen el alcance, definiciones, el responsable, las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política. La adquisición de los productos y servicios y/o la aceptación expresa o inequívoca de las presentes políticas, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política y su autorización para los usos y otros tratamientos que aquí se describen.

4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales que se encuentran en la base de datos de LinkTIC deben cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, los cuales se resumen a continuación:

a) Principio de Finalidad: El Tratamiento hecho a los datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

b) Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales registrados en la base de datos deben ser los estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

c) Principio de Temporalidad: El período de conservación de los datos personales en nuestra base de datos debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.

d) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

e) Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

f) Principio de Transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de LinkTIC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

g) Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, sólo puede estar en Internet cuando el acceso sea técnicamente controlable para otorgar un conocimiento restringido únicamente a los Titulares de los datos personales o a terceros autorizados.

h) Principio de Seguridad: El responsable y encargado del tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio cumplimiento para la SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC.

6. DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

f) responsable del Tratamiento: la SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

i) Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. *Estas definiciones corresponden a las establecidas por la Ley 1581 de 2012

7. CONTACTO DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El responsable del tratamiento de datos personales y otra información de los Titulares es la sociedad LinkTIC, identificada con el NIT. 900037743- 9; con domicilio y dirección en la Carrera 12 A # 83–75 Oficinas 501 y 602 de Bogotá, Colombia, teléfono: (571) 6750224 correo electrónico [email protected].

8. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Los datos personales que son incluidos en las Bases de Datos de LinkTIC provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta manera, LinkTIC tiene diversas Bases de Datos las cuales se clasifican en diferentes grupos principales dependiendo de su naturaleza, composición y finalidades para el Tratamiento.

La información suministrada por el Titular sólo será utilizada para los propósitos aquí señalados y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de LinkTIC o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

El tratamiento de las bases de datos que realizará LinkTIC será el de acopiar, recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la normativa vigente.

Todo tratamiento debe estar precedido por la obtención de la autorización, por la cual el titular autoriza de manera voluntaria, previa, expresa e informada a para tratar la información personal y/o datos biométricos de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, los cuales se encuentran en el Decreto Único 1074 de 2015 y la presente política de tratamiento de datos personales. Información que será utilizada en el desarrollo de las actividades y funciones propias de LinkTIC y en concordancia con las finalidades a continuación establecidas.

LinkTIC en el desarrollo de sus actividades, recolectará, utilizará, administrará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los datos personales suministrados.

De acuerdo con lo anterior, los datos personales tratados por LinkTIC deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación o las que sean aceptadas por los titulares en el momento de la recolección de los datos personales. Asimismo, los encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales a través de figuras aceptadas por el marco legal de la protección de datos realizarán el tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

A. Con relación a la base de datos de clientes:

Bases de datos que tienen información de personas jurídicas y/o naturales que han adquirido productos o servicios de LinkTIC para su propio uso, comercialización a terceros y a potenciales clientes, en relación con:

1. El cumplimiento del objeto social de LinkTIC.

2. El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con LinkTIC.

3. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios. 4. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.

5. Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.

6. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.

7. Llevar a cabo los trámites de atención de PQRS presentadas ante la sociedad comercial.

8. El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de LinkTIC, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgo crediticio, así como las redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

9. Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a LinkTIC, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgos crediticio, así como las redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

10. Proveer nuestros productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.

11. Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.

12. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

13. Realizar encuestas de satisfacción.

14. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.

15. Realizar actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.

16. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.

17. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades que sean aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que LinkTIC encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de responsables.

18. Durante los procesos de auditoría internos como externos.

19. Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de LinkTIC puedan ser de interés del Titular.

20. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que LinkTIC participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.

21. Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.

22. Gestión de facturación y cobro.

23. Verificación de datos a través de consulta a Bases de Datos públicas o centrales de riesgo.

24. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

25. Implementar programas de fidelización.

26. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.

27. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.

28. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

B. En relación con la base de datos de Empleados, Contratistas, Pensionados, Personas que ya se han retirado de la Sociedad Comercial y perfiles para procesos de selección objetiva (licitaciones y convocatorias) o cualquier tipo de contratación:

Base de datos que tiene información de empleados, contratistas y aspirantes cuyas hojas de vida se presentan en procesos de selección objetiva y/ convocatorias ante entidades públicas, empresas privadas u organismos internacionales o banca multilateral, relacionada con:

1. Datos personas relacionadas con: nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, domicilio, tipo y número de identificación, libreta militar, tarjeta profesional, libreta militar (si aplica), huella dactilar, caligrafía, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, experiencia laboral, experiencia profesional y/o oficios, referencias, información sobre posibles inhabilidades, incompatibilidades y/o conflictos de intereses en el sector público, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras Empresas o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo, cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.

2. Con el fin de preservar la seguridad de LinkTIC, analizar y verificar la información de los empleados, colaboradores y contratistas de LinkTIC y de aquellos que participen en procesos de selección.

3. Conservar y administrar la información de la relación laboral o contractual con los Titulares.

4. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.

5. El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de LinkTIC.

6. Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o contractual en general que se hubiere adquirido con los Titulares.

7. Proteger la salud de los empleados y contratistas de LinkTIC.

8. Prevenir y constatar la presunta comisión de delitos y/o contravenciones por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

9. Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a LinkTIC, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.

10. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Empresa.

11. Selección de perfiles para convocatorias y licitaciones en las cuales se presente LinkTIC.

12. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias, multas y/o sanciones pecuniarias impuestas a contratistas y empleados de la LinkTIC.

13. La realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos.

14. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares.

15. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a empresas aseguradoras.

16. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución del empleador o en aquellos casos en que LinkTIC ceda su posición contractual.

17. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.

18. Administración de la relación laboral existente.

19. Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.

20. Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por LinkTIC o por terceros con los que éste tenga convenio.

21. Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.

22. Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.

23. Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, empresas aseguradoras y cajas de compensación familiar.

24. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.

25. Envío de información sobre convocatorias laborales.

26. Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.

27. Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.

28. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.

29. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.

C. En relación con los Proveedores y Aliados Comerciales: Bases de datos que contienen información de proveedores y aliados comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para LinkTIC:

1. Bases de Datos que contienen información de proveedores y aliados comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para LinkTIC.

2. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes, facturas y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.

3. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos.

4. Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.

5. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.

6. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Empresa tenga algún convenio.

7. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

8. Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Empresa.

9. Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y sobre asuntos asociados con la relación contractual.

10. El uso de certificaciones o similares en procesos de selección objetiva y/o convocatorias públicas, privadas o multilaterales.

D. En relación con las Relaciones Corporativas: Bases de datos que contienen información de grupos de interés tales como: miembros de junta directiva, familiares de empleados, visitantes, invitados y participantes de actividades de innovación, entre otros:

1. Conocimiento de terceros con quienes la sociedad comercial tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre LinkTIC y el Titular.

3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

4. Compartir con terceros que colaboran con la sociedad comercial y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.

5. Soportar los procesos de auditoría de la sociedad comercial.

6. Seguimiento a las visitas realizadas a las instalaciones de la sociedad comercial.

7. Verificación de información en Bases de Datos públicas para validaciones de seguridad.

8. Realización de encuestas y estudios de mercado.

9. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.

10. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.

11. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

E. Datos personales suministrados y forma de obtención. LinkTIC podrá pedir expresamente a los Titulares la información con el objetivo de recolectar, almacenar, acopiar, analizar y conservar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las bases de datos, antes descritos. Así mismo, los Titulares podrán manifestar su autorización para el tratamiento de datos, además de escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular de la información, las cuales permiten concluir al responsable que se otorgó la autorización. En todos los casos debe quedar evidencia o prueba de dicha autorización.

F. Tratamiento de Datos de Carácter Sensible.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, son consideramos datos de carácter sensible los siguientes: Origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, orientación o condición sexual y los datos biométricos. Teniendo en cuenta las características de LinkTIC, las actividades que desarrolla, y las finalidades descritas en la presente Política, LinkTIC requiere realizar tratamiento de algunos datos sensibles, en la forma y condiciones que se indican a continuación:

1. Información sensible relacionada con el estado de salud. LinkTIC recopilará y hará tratamiento de los datos de salud de sus empleados y contratistas. Estos datos son de carácter sensible, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para preservar y garantizar el bienestar de los titulares.

2. Datos Biométricos, Registros Fotográficos y Captación de Imágenes por Cámaras. LinkTIC recopilará datos biométricos, registros fotográficos y captación de imágenes por cámaras de sus empleados, contratistas y colaboradores, tales como la huella dactilar, imágenes o similares. Estos datos son de carácter sensible, y por ello los Titulares no están obligados a suministrarlos. LinkTIC garantizará que el tratamiento de estos datos se hará conforme a la ley y bajo estrictas medidas de seguridad.

3. Datos Relacionados Con Menores De Edad. LinkTIC solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de LinkTIC, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Para tales efectos, La Empresa tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales. Sólo se podrá usar fotografías, videos o similares de los menores de edad con el escrito y expreso permiso de sus representantes legales.

G. Autorización para Recolección y Tratamiento de Datos Personales y Otra Información.

Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a LinkTIC para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la normativa vigente.

H. Tratamiento de los datos personales almacenados en las bases de datos de LinkTIC.

Solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. Adicionalmente, el Titular autoriza de manera expresa a LinkTIC la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

1. Establecer comunicación entre LinkTIC y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.

2. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales, de seguridad y financieras relacionadas con el personal de LinkTIC.

3. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a los aliados comerciales o a otras sociedades o personas que LinkTIC encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.

4. Con el fin de preservar la seguridad de LinkTIC, analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de LinkTIC y de aquellos que participen en procesos de selección.

5. Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de LinkTIC puedan ser de interés del Titular.

6. Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que LinkTIC participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación.

7. Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de LinkTIC.

8. Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad.

9. Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida que terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta.

10. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o empresas o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.

11. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de LinkTIC o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.

12. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales, aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece LinkTIC.

13. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos.

14. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

15. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.

16. Enajenar o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros en casos como la sustitución patronal o del empleador y/o tercerización de actividades por parte de la Empresa, en cualquier caso, debe cumplirse la presente política establecida y la normativa vigente en la materia.

17. Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

I. Solicitud de autorización para nuevos usos LinkTIC podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Tratamiento en su página web www.linktic.com o en cualquier medio que estime conveniente según el caso.

J. Almacenamiento de Datos Personales.

El Titular autoriza expresamente a LinkTIC para que éste lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

K. Medidas de Seguridad para la Protección de los Datos Personales y Otra Información.

Las medidas de seguridad con las que cuenta LinkTIC buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, LinkTIC de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme a la legislación vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

a) Conocer, actualizar y rectificar datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que haga sus veces, las quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad competente haya condenado a la empresa porque en el tratamiento inadecuado de datos y/o haya incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normativa vigente.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

g) Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

h) Identificar al responsable en LinkTIC que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

10. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES

En los siguientes casos no es necesario pedir autorización expresa de los Titulares, pero si debe cumplir los demás deberes dispuestos en la ley: a) Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médico o sanitaria. d) Para el tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Cuando se trata de datos relacionados con el registro civil.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares de los datos personales podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a LinkTIC y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de datos personales (habeas data), a través del correo electrónico o a la dirección física de LA EMPRESA. Para ello deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, LinkTIC responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días hábiles.

Revocación de autorización, retiro o supresión de la base de datos y reclamos sobre datos personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LinkTIC.

El procedimiento de envío de la solicitud es el siguiente:

1. Deberá dirigirse por vía electrónica a la dirección de correo [email protected]

2. Los titulares deberán presentar su petición identificándose plenamente y haciendo una descripción clara de la consulta o petición.

3. En caso de requerirse documento alguno o información adicional que soporte su solicitud, el titular de la información deberá aportarlo con su petición, en caso de no adjuntarlo LinkTIC solicitará en el plazo de cinco (5) días siguientes a su solicitud, se aclare la petición o se adjunte soporte de esta. En caso de no recibir respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de su solicitud, LinkTIC entenderá desistida su petición.

4. Una vez recibida la solicitud, LinkTIC procederá a dar trámite interno y respuesta dentro de los términos legales, esto es, en caso de consulta de información, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, prorrogables hasta por cinco (5) días, en caso de requerirlo, previo informe al solicitante. En caso de que la solicitud sea un reclamo, dará trámite interno y procederá a dar respuesta dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la solicitud, los cuales se podrán prorrogar hasta por ocho (8) días, previo aviso al titular.

5. En el caso de que el titular de la información sea un empleado o exempleado de LinkTIC también podrán ejercer su derecho a la protección de sus datos personales a través del área de Talento Humano.

Los titulares podrán en todo momento solicitar a LinkTIC la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, esto es, la revocación parcial del consentimiento.

12. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Los datos personales incorporados en las Bases de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades o lo que equivale a decir, en un periodo igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política, sin perjuicio de que puedan ser conservadas por un tiempo superior para el cumplimiento de deberes legales o contractuales. Una vez se cumplan las finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

13. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES

LinkTIC únicamente usará los datos personales en la forma en que se hayan autorizado y los transmitirá a terceros para las finalidades aquí descritas y a las autoridades judiciales y administrativas competentes, cuando sea requerido por éstas, para lo cual debe existir un acuerdo de intercambio de datos que cumpla las normas sobre transferencia y transmisión de datos personales. Para realizar una transferencia de datos personales a terceros responsables ubicados en el exterior, LinkTIC obtendrá la autorización expresa e inequívoca del titular para el envío al exterior del dato personal.

14. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

LinkTIC S.A.S se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, sin embargo, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente a través de la página web https://linktic.com/ y se inscribirá allí su fecha de cambio. Esta política fue actualizada por última vez el 30 de septiembre de 2024.

15. ENLACES A OTROS SITIOS WEB

El portal https://linktic.com/, entre otros, podrá tener links o enlaces a otros sitios web de propiedad de terceros. Si usted decide ir a alguno de esos sitios web, debe tener en cuenta que cada uno de estos portales cuenta con una política de privacidad distinta, por la cual no aceptamos responsabilidad alguna sobre la información o datos personales que usted brinde por fuera de nuestro sitio web.

16. LEGISLACIÓN VIGENTE

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

17. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política entrará en vigencia a partir de su publicación en los canales de comunicación empresarial.

SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC S.A.S.