En LinkTIC S.A.S (en adelante “LinkTIC”) valoramos la protección de sus datos personales. Por ello, ponemos a su disposición esta Política, a fin de que conozca de manera clara cómo, cuándo y con qué finalidad se recopilan, almacenan, usan y tratan sus datos personales, así como los mecanismos y procedimientos mediante los cuales puede ejercer los derechos que le asisten como titular de la información.

1. PRESENTACIÓN

LinkTIC es una empresa con una trayectoria de más de 19 años de experiencia en el desarrollo de proyectos tecnológicos e innovadores de alta calidad y rentables. Sus soluciones están orientadas a satisfacer tanto las necesidades de sus clientes como los objetivos de sus marcas, productos y servicios, con un enforque permanente en la disminución de la brecha digital. LinkTIC se especializa en la comercialización y gestión de proyectos tecnológicos dentro del marco de las TIC, con énfasis en el desarrollo de software, consultoría en procesos de información y marketing digital.

2. OBJETIVO

Establecer y garantizar la adopción de criterios, lineamientos y procedimientos para la recolección, almacenamiento, uso, tratamiento, circulación y supresión de los datos personales suministrados por clientes, usuarios, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general, que sean tratados por LinkTIC, que provienen de la información acopiada en ejercicio de las actividades sociales desarrolladas en virtud de vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y los decretos 1377 de 2013, 886 de 2014 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y de manera especial, con los procedimientos y prácticas de gobierno corporativo de la sociedad comercial.

3. ALCANCE

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que a continuación se presenta, es aplicable a todas las bases de datos y/o archivos físicos o digitales y otros medios que contengan datos personales y sean objeto de tratamiento por parte de LinkTIC, quien actúa en calidad de responsable del Tratamiento de Datos Personales que le sean suministrados o que sean captados de sus empleados, contratistas, clientes actuales, pasados y potenciales, proveedores, aliados comerciales y posibles interesados en los servicios y productos de la Empresa, entre otros, en adelante denominados los Titulares.

En esta Política se establecen el alcance, las definiciones, el responsable del tratamiento, las finalidades, las medidas y los procedimientos aplicables a las bases de datos de LinkTIC, así como los mecanismos con los que cuentan los Titulares para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, o revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos previstos en la ley.

La autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales se considerará otorgada mediante la aceptación de esta Política y a través de contratos, formularios, términos y condiciones u otros documentos legales celebrados con LinkTIC que regulen el tratamiento de datos personales, de conformidad con la normativa vigente, sin perjuicio de los casos en los que la ley no exija dicha autorización.

4. PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Todas las actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales por parte de LinkTIC deben cumplir con los principios reconocidos por la ley y la jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana, y demás disposiciones aplicables, los cuales se aplicarán de manera integral y que se resumen a continuación:

a) Principio de Finalidad: El Tratamiento hecho a los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular de forma previa, clara y suficiente. No podrán recolectarse Datos Personales sin una finalidad específica.

b) Principio de Necesidad y Proporcionalidad: Los datos personales registrados en las bases de datos y demás medios de los que se haga uso, deben ser los estrictamente necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

c) Principio de Temporalidad: El período de conservación de los datos personales debe ser el necesario para alcanzar y cumplir con las finalidades para la cual fueron recolectados.

d) Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, el Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

e) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la(s) Compañía(s) lo determine(n), sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.

f) Principio de Transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de LinkTIC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.

g) Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, podrán divulgarse en cualquier medio, incluyendo Internet y otras plataformas digitales, cuando el acceso sea técnica y administrativamente controlable, de manera que se restrinja su conocimiento únicamente a los Titulares de los datos personales, a terceros autorizados y a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular.

h) Principio de Seguridad: El responsable y encargado del tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar y garantizar la seguridad de los Datos Personales registrados evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

d) Principio de Libertad: Salvo norma legal en contrario, el Tratamiento de los datos personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de los datos. Por ello, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial.

e) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así lo solicite el Titular o cuando la(s) Compañía(s) lo determine(n), sean actualizados, rectificados o suprimidos en caso de ser procedente.

f) Principio de Transparencia: En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de LinkTIC, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan.

g) Principio de Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales, salvo la información pública, podrán divulgarse en cualquier medio, incluyendo Internet y otras plataformas digitales, cuando el acceso sea técnica y administrativamente controlable, de manera que se restrinja su conocimiento únicamente a los Titulares de los datos personales, a terceros autorizados y a las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular.

h) Principio de Seguridad: El responsable y encargado del tratamiento de los datos personales deberán cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar y garantizar la seguridad de los Datos Personales registrados evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

i) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

5. OBLIGADO AL CUMPLIMIENTO DE LA POLÍTICA 

El cumplimiento de la presente Política es de obligatorio cumplimiento para la sociedad comercial LinkTIC S.A.S.

6. DEFINICIONES

Para la correcta interpretación de esta Política, los términos aquí utilizados se comprenderán según las definiciones que se detallan a continuación:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Esta puede ser i) escrita; ii) verbal o; iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular aceptó el Tratamiento de sus datos.

b) Autorizado: LinkTIC y los encargados del tratamiento, entendidos como las personas o terceros autorizados por esta para procesar datos personales bajo sus instrucciones, podrán realizar el tratamiento únicamente en virtud de la autorización otorgada por el Titular y en cumplimiento de las finalidades previstas en esta Política.

c) Proceso delegado para la protección de datos: Es la Dirección Jurídica de LinkTIC la unidad responsable de la atención de PQRS y de la vigilancia y control de cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales, así como de la atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos recibidas al correo [email protected]

d) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

e) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

f) Dato Personal Privado: Significa el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

g) Dato Personal Semiprivado: Información que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, , como es el caso de los datos financieros, crediticios o las actividades comerciales.

h) Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo: aquellos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos (huellas dactilares, fotografías, grabaciones en cámaras de seguridad), entre otros.

i) Dato Personal Público: Aquel que es calificado como tal conforme a lo dispuesto por la ley o la Constitución Política, así como aquellos que no se consideran semiprivados, privados o sensibles. Entre estos se incluyen, por ejemplo, los datos contenidos en documentos y registros públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sujetos a reserva, así como los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio, y su condición de comerciante o servidor público.

j) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

k) Responsable del Tratamiento: Es LinkTIC quien por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
m) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, la transferencia, la transmisión, la actualización o supresión de los Datos Personales, entre otros.

n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que consiste en la comunicación de dichos datos, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga como finalidad que el Encargado del Tratamiento realice el tratamiento de los datos por cuenta del Responsable.

o) Transferencia: Tratamiento de datos personales que se configura cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento remite los datos personales a un tercero receptor, quien asume la calidad de Responsable del Tratamiento, y que puede encontrarse dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

p) Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

*Estas definiciones corresponden a las establecidas por la Ley 1581 de 2012.

7. DATOS DE CONTACTO DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

El Responsable del tratamiento de datos personales y demás información asociada de los Titulares destinatarios de esta política es la sociedad LinkTIC, identificada con el NIT. 900.037.743-9; con domicilio y dirección en la Carrera 53 # 100 – 25, Piso No. 3 de Bogotá D.C., Colombia, teléfono: +57 (601) 7702692, correo electrónico [email protected]

8. FINALIDADES Y TRATAMIENTO INTEGRAL DE LOS DATOS PERSONALES.

Los datos personales que son incluidos en las Bases de Datos y son tratados por parte LinkTIC provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades sociales desarrolladas y conforme a los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. De esta manera, LinkTIC administra diversas Bases de Datos clasificadas de acuerdo con su naturaleza, originen, estructura, composición, medios de almacenamiento y finalidades para el Tratamiento.

La información suministrada por el Titular sólo será utilizada para los propósitos señalados en esta Política. Una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser eliminados de las Bases de Datos de LinkTIC o archivados en términos seguros, de manera que solo podrán ser divulgados cuando la ley así lo exija.

El tratamiento de las bases de datos que realizará LinkTIC será el de acopiar, recolectar, almacenar, procesar, usar, administrar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la normativa vigente.

Todo tratamiento deberá estar precedido por la obtención de la autorización del Titular, mediante el cual éste autoriza de manera voluntaria, previa, expresa e informada el tratamiento de su información o datos personales y/o datos sensibles de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios (incluidos en el Decreto Único 1074 de 2015) y demás normas que las modifiquen, complementen o adicionen, así como a la presente política de tratamiento de datos personales. Cabe precisar que cuando corresponda, LinkTIC dará cumplimiento a regulaciones extranjeras como, por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea, así como cualquier otro marco normativo aplicable, definiendo claramente los roles y responsabilidades, y respetando los criterios y condiciones que cada uno establezca en relación con proyectos, servicios o actividades desarrollados y dirigidos a personas naturales o jurídicas en jurisdicciones específicas. En línea con lo anterior, de ser necesario, se implementarán las salvaguardas adecuadas como acuerdos contractuales, cláusulas modelo, mecanismos de certificación u otros instrumentos legalmente reconocidos para asegurar un nivel de protección equivalente al exigido por la normativa pertinente.

Asimismo, los encargados del tratamiento y los terceros autorizados que tengan acceso a los datos personales a través de figuras aceptadas por el marco legal de la protección de datos realizarán el tratamiento exclusivamente para la consecución y cumplimiento de las finalidades que se establecen a continuación:

A. Datos de Clientes.

Bases de datos que tienen información de personas jurídicas y/o naturales que han adquirido, o se encuentran interesadas en adquirir, productos o servicios de LinkTIC, ya sea para su propio uso, para su comercialización a terceros, o en calidad depotenciales clientes, relacionada con:

1. El cumplimiento del objeto social de LinkTIC.
2. El desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual que el titular tenga con LinkTIC.
3. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
4. La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.
5. Brindar información sobre la programación de servicios, efectuar seguimiento a los mismos y evaluar la prestación de los servicios.
6. Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.
7. Llevar a cabo los trámites de atención de PQRS presentadas ante la sociedad comercial.
8. El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de LinkTIC, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgo crediticio, así como las redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
9. Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a LinkTIC, para lo cual se podrán realizar validaciones de debida diligencia  y seguridad incluyendo consultas en distintas bases de datos, listas restrictivas, registros oficiales y fuentes de acceso público, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, centrales de riesgo crediticio, así como las redes sociales del Titular, en la forma en la que se encuentren dispuestas, cuando resulte pertinente según la naturaleza del vínculo y el análisis de riesgo de LinkTIC, y siempre bajo los criterios de necesidad y proporcionalidad, de conformidad con la normativa vigente.
10. Proveer nuestros productos y servicios requeridos directamente o a través de terceros, y recibir retroalimentación.
11. Confirmar compras de productos efectuadas vía web o por cualquier otro método no tradicional.
12. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
13. Realizar encuestas de satisfacción.
14. Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar hábitos de pago.
15. Realizar actividades de georreferenciación y estudios estadísticos.
16. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios financieros y crediticios de los titulares.
17. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a las sociedades que sean aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que LinkTIC encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de responsables.
18. Durante los procesos de auditoría internos como externos.
19. Transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de LinkTIC puedan ser de interés del Titular.
20. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros nacionales y/o internacionales, en aquellos casos en que LinkTIC participe en procesos de fusión, integración, escisión, liquidación y/o enajenación de activos.
21. Realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio.
22. Gestión de facturación y cobro.
23. Verificación de datos a través de consulta a Bases de Datos públicas o centrales de riesgo.
24. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
25. Implementar programas de fidelización.
26. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
27. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.
28. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

B. Datos de empleados y exmpleados, contratistas, pensionados, personas que ya se han retirado o desvinculado de la sociedad comercial y perfiles de candidatos para procesos de selección objetiva (licitaciones y convocatoria), o cualquier tipo de contratación.

Base de datos que tiene información de empleados, contratistas y aspirantes cuyas hojas de vida se presentan en procesos de selección objetiva y/ convocatorias ante entidades públicas, empresas privadas u organismos internacionales o banca multilateral, relacionada con:

1. Datos personales relacionados con: nombre y apellidos, nacionalidad, estado civil, domicilio, tipo y número de identificación, tarjeta profesional, libreta militar (si aplica), huella dactilar, caligrafía, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, historial laboral, clínico o de salud, académico y patrimonial, experiencia laboral, experiencia profesional y/o oficios, referencias, información sobre posibles inhabilidades, incompatibilidades y/o conflictos de intereses en el sector público, antecedentes comerciales o información financiera, judiciales, disciplinarios y familiares con otras empresas o con entidades públicas, fotografías recientes, imágenes en cámaras de vigilancia; historia clínica ocupacional; nombre, número de identificación, teléfono, sexo, fecha y lugar de nacimiento, lugar de trabajo, cargo o profesión del cónyuge o compañero permanente de empleados y contratistas y de sus parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y/o primero civil, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas.
2. Con el fin de preservar la seguridad de LinkTIC, analizar y verificar la información de los empleados, colaboradores y contratistas de LinkTIC y de aquellos que participen en procesos de selección.
3. Conservar y administrar la información de la relación laboral o contractual con los Titulares.
4. El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
5. El control y la preservación de la seguridad de las personas, bienes e información de LinkTIC.
6. Cumplir el objeto de la relación laboral, civil o contractual en general que se hubiere adquirido con los Titulares.
7. Proteger la salud de los empleados y contratistas de LinkTIC.
8. Prevenir y constatar la presunta comisión de delitos y/o contravenciones por parte de los empleados, contratistas y aspirantes, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
9. Prevenir y contrarrestar un eventual riesgo reputacional que pudiere afectar a LinkTIC, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos y fuentes, tales como, bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, SDNT list (o “Lista Clinton”), SARLAFT, así como las redes sociales correspondientes, en la forma en la que se encuentren dispuestas.
10. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos de la Empresa.
11. Selección de perfiles para convocatorias y licitaciones en las cuales se presente LinkTIC.
12. Llevar un registro de las sanciones disciplinarias, multas y/o sanciones pecuniarias impuestas a contratistas y empleados de la LinkTIC.
13. La realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos.
14. Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares.
    Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aquellos terceros encargados de administrar el sistema de seguridad social en Colombia, así como a empresas aseguradoras.
15. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que se presente sustitución del empleador o en aquellos casos en que LinkTIC ceda su posición contractual.
16. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares.
17. Administración de la relación laboral existente.
18. Envío de comprobantes, reportes y certificaciones.
19. Envío de información sobre beneficios derivados de la relación y otorgados por LinkTIC o por terceros con los que éste tenga convenio.
20. Consulta en bases de datos públicas para verificación de antecedentes.
21. Seguimiento a horarios de ingreso y salida de empleados.
22. Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, empresas aseguradoras y cajas de compensación familiar.
23. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral.
24. Envío de información sobre convocatorias laborales.
25. Realización de entrevistas, encuestas, pruebas psicotécnicas, evaluaciones médicas y otro tipo de pruebas y exámenes orientados a validaciones requeridas para la relación laboral.
26. Seguimiento de asistencia a eventos, reuniones y capacitaciones.
27. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
28. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios.
29. Las demás no previstas en numerales anteriores, que resulten necesarias y se deriven de la existencia de una relación laboral, inclusive cuando esta haya terminado.

C. Datos de Proveedores y Aliados Comerciales:Bases de datos que contienen información de proveedores y aliados comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para LinkTIC:

1. Bases de Datos que contienen información de proveedores y aliados comerciales de cualquier tipo de bienes y servicios para LinkTIC.
2. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, informes, facturas y reportes relacionados con la relación comercial sostenida entre las partes.
3. Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas, listas restrictivas o centrales de riesgos.
4. Gestión de anticipos, facturas y cuentas de cobro.
5. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
6. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Empresa tenga algún convenio.
7. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
8. Envío de información sobre beneficios, eventos, nuevos productos y servicios, trámites, convocatorias, invitaciones a cotizar y en general información asociada a la actividad de la Empresa.
9. Realizar encuestas de satisfacción, estudios de mercado y sobre asuntos asociados con la relación contractual.
10. El uso de certificaciones o similares en procesos de selección objetiva y/o convocatorias públicas, privadas o multilaterales.
11. Cuando LinkTIC realice comunicaciones de carácter comercial o publicitario a través de llamadas, mensajes de texto, mensajería por aplicaciones, correos electrónicos u otros medios, lo hará dentro de los horarios y condiciones previstos en la Ley 2300 de 2023. LinkTIC cuenta con mecanismos sencillos y gratuitos para que el Titular pueda solicitar la cancelación de este tipo de comunicaciones, sin afectar la prestación de los servicios cuando estas no sean estrictamente necesarias para la relación contractual y/o comercial.
12. Las demás no previstas en numerales anteriores, que resulten necesarias para el ejercicio de todas las prerrogativas pactadas en los respectivos contratos que se suscriban con los proveedores.

Datos relacionados con Relaciones Corporativas:

Bases de datos que contienen información de grupos de interés tales como: miembros de junta directiva, familiares de empleados, visitantes, invitados y participantes de actividades de innovación, entre otros:

1. Conocimiento de terceros con quienes la sociedad comercial tiene relación y realiza transacciones, para dar cumplimiento a la reglamentación sobre prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.
2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre LinkTIC y el Titular.
3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
4. Compartir con terceros que colaboran con la sociedad comercial y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, contact center, empresas de seguridad y vigilancia, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información a la que tienen acceso, todo lo cual se encuentra regulado mediante acuerdos suscritos con los mismos.
5. Soportar los procesos de auditoría de la sociedad comercial.
6. Seguimiento a las visitas realizadas a las instalaciones de la sociedad comercial.
7. Verificación de información en Bases de Datos públicas para validaciones de seguridad.
8. Realización de encuestas y estudios de mercado.
9. Envío de información a través de diferentes medios, sobre eventos, actividades, productos, servicios y en general, información asociada a la actividad de la sociedad comercial.
10. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la sociedad comercial tenga algún convenio.
11. Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.

F. Datos de Carácter Sensible.

En atención a la naturaleza de las actividades desarrolladas por LinkTIC y a las finalidades previstas en esta Política, de manera excepcional podrá requerirse el tratamiento de datos personales de carácter sensible. Dicho tratamiento se realizará únicamente cuando sea estrictamente necesario, bajo las condiciones, garantías y limitaciones establecidas en la normativa vigente, y conforme a los principios de legalidad, finalidad, necesidad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad, en los términos que se indican a continuación:

1. Información sensible relacionada con el estado de salud. LinkTIC recopilará y hará tratamiento de los datos de salud de sus empleados y contratistas. Estos datos son de carácter sensible, por lo cual, de conformidad con lo dispuesto en las normas vigentes, se informa a los Titulares que no están obligados a suministrar los referidos datos o a autorizar su tratamiento. Una vez suministrados dichos datos y otorgado el correspondiente consentimiento, dichos datos serán recopilados y tratados únicamente para preservar y garantizar el bienestar de los titulares.
2. Datos Biométricos, Registros Fotográficos y Captación de Imágenes por Cámaras. LinkTIC recopilará datos biométricos, registros fotográficos y captación de imágenes por cámaras de sus empleados, contratistas y colaboradores, tales como la huella dactilar, imágenes o similares. Estos datos son de carácter sensible, y por ello los Titulares no están obligados a suministrarlos. LinkTIC garantizará que el tratamiento de estos datos se hará conforme a la ley y bajo estrictas medidas de seguridad.
3. Datos relacionados con menores de edad. LinkTIC solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de LinkTIC, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Para tales efectos, La Empresa tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales. Sólo se podrá usar fotografías, videos o similares de los menores de edad con el escrito y expreso permiso de sus representantes legales.

H. Datos personales almacenados en repositorios y bases de datos de LinkTIC.

LinkTIC solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento o en las leyes vigentes. Adicionalmente, el Titular autoriza de manera expresa a LinkTIC la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

1. Establecer comunicación entre LinkTIC y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos.
2. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar y ejecutar estrategias administrativas, laborales, de seguridad y financieras relacionadas con el personal de LinkTIC.
3. Suministrar la información y datos personales de los Titulares a los aliados comerciales o a otras sociedades o personas que LinkTIC encargue para realizar el tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política y el objeto de la relación laboral o civil con los Titulares.
4. Con el fin de preservar la seguridad de LinkTIC, analizar y verificar la información de los empleados y colaboradores de LinkTIC y de aquellos que participen en procesos de selección.
5. Transferir, transmitir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y datos personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o extranjeros para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de LinkTIC puedan ser de interés del Titular.
6. Transferir, transmitir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a terceros, en aquellos casos en que LinkTIC participe en procesos de fusión, integración, escisión y/o liquidación.
7. Verificar conflictos de intereses o posibles irregularidades en los nuevos contratistas y/o empleados de LinkTIC.
8. Realizar calificación de riesgo financiero, jurídico, comercial y de seguridad.
9. Consultar, almacenar y usar la información financiera obtenida que terceros administradores de bases de datos, previa autorización del Titular para dicha consulta.
10. Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o empresas o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas.
11. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de LinkTIC o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros.
12. Auditar, estudiar y analizar la información de las Bases de Datos para diseñar estrategias comerciales, aumentar y/o mejorar los productos y servicios que ofrece LinkTIC.
13. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos.
14. Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la base de datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
15. Transmitir, transferir y suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos nacionales y/o extranjeros para que estos contacten los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales.
16. Enajenar o ceder los datos a terceros nacionales y/o extranjeros en casos como la sustitución patronal o del empleador y/o tercerización de actividades por parte de la Empresa, en cualquier caso, debe cumplirse la presente política establecida y la normativa vigente en la materia.
17. Gestionar la información de navegación en su sitio web para mantener el acceso, recordar las preferencias y ofrecer contenido relevante, así como aquellos proporcionados por el uso de ´cookies´.
18. Las demás que sean necesarios para cumplir las finalidades descritas en la presente Política de Tratamiento.

Con base en las finalidades señaladas anteriormente, el tratamiento integral de dichos datos se dará de la siguiente forma:

A. Autorización para recolección y tratamiento de datos personales y otra información.

Mediante el suministro voluntario de sus datos personales, de alguno de los datos personales, ya sea en la forma señalada en el numeral anterior y/o mediante la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa e inequívocamente a LinkTIC para recolectar almacenar, procesar y realizar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política y la normativa vigente aplicable.

B. Solicitud de autorización para nuevos usos. LinkTIC podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Tratamiento en su página web www.linktic.com o en cualquier medio que estime conveniente según el caso.

C. Almacenamiento de Datos Personales.

El Titular autoriza expresamente a LinkTIC para que éste lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares.

D.  Datos personales suministrados y forma de obtención.

LinkTIC podrá pedir expresamente a los Titulares la información con el objetivo de recolectar, almacenar, acopiar, analizar y conservar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de las bases de datos, antes descritos.

Así mismo, los Titulares podrán manifestar su autorización para el tratamiento de datos, además de escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular de la información, las cuales permiten concluir al responsable que se otorgó la autorización. En todos los casos debe quedar evidencia o prueba de dicha autorización.

E. Medidas de seguridad para la protección de los datos personales y otra información.

Las medidas de seguridad con las que cuenta LinkTIC buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, LinkTIC de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme a la legislación vigente, los Titulares tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio o la entidad que haga sus veces, las quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato en cualquier momento, o cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad competente haya condenado a la empresa por el tratamiento inadecuado de datos y/o haya incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normativa vigente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
7. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de su página web, el uso o finalidades que se le darán a sus datos personales.
8. Identificar al responsable en LinkTIC que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.

10. CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES

En los siguientes casos no es necesario pedir autorización expresa de los Titulares, pero si debe cumplir los demás deberes dispuestos en la ley:

1. Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Para el tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Cuando se trata de datos relacionados con el registro civil.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA.

Los titulares de los datos personales podrán ejercitar, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales, así como la revocación de la autorización otorgada a LinkTIC y ejercer cualquier otro derecho derivado o relacionado con la protección de sus datos personales (habeas data), a través del siguiente buzón de correo electrónico [email protected]. Para ello deberán tener en cuenta las siguientes reglas:

Peticiones y consultas sobre datos personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información objeto de tratamiento por parte de LinkTIC, y podrán presentar todas las consultas que consideren pertinentes, las cuales LinkTIC responderá en un plazo de máximo diez (10) días hábiles. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular, se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Revocación de autorización, retiro o supresión de las bases de datos y reclamos sobre datos personales. Cuando el titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en repositorios y bases de datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante LinkTIC.

El procedimiento detallado y envío de la solicitud correspondiente, es el siguiente:

1. Deberá dirigirse al correo electrónico: [email protected]
2. Los titulares deberán presentar su petición identificándose plenamente y haciendo una descripción clara de la consulta o petición.
3. En caso de requerirse documento alguno o información adicional que soporte su solicitud, el titular de la información deberá aportarlo con su petición, en caso de no adjuntarlo LinkTIC solicitará en el plazo de cinco (5) días siguientes a su solicitud, se aclare la petición o se adjunte soporte de esta.
4. En caso de no recibir respuesta dentro de los dos (2) meses siguientes a la presentación de su solicitud, LinkTIC entenderá desistida su petición.
5. Una vez recibida la solicitud, LinkTIC procederá a dar trámite interno y respuesta dentro de los términos legales, esto es, en caso de consulta de información, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, prorrogables hasta por cinco (5) días, en caso de requerirlo, previo informe al solicitante.
6. En caso de que la solicitud sea un reclamo, dará trámite interno y procederá a dar respuesta dentro de los quince (15) días siguientes a la presentación de la solicitud, los cuales se podrán prorrogar hasta por ocho (8) días, previo aviso al titular.
7. Los titulares podrán en todo momento solicitar a LinkTIC la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
8. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, esto es, la revocación parcial del consentimiento.

12. PERÍODO DE VIGENCIA Y RETENCIÓN.

Los datos personales incorporados en las Bases de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades o lo que equivale a decir, en un periodo igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política, sin perjuicio de que puedan ser conservadas por un tiempo superior para el cumplimiento de deberes legales o contractuales. Una vez se cumplan las finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

13. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES

LinkTIC únicamente usará los datos personales en la forma en que se hayan autorizado y los transmitirá a terceros para las finalidades aquí descritas y a las autoridades judiciales y administrativas competentes, cuando sea requerido por éstas, para lo cual debe LinkTIC suscribirá los contratos de transmisión o transferencia que correspondan, verificando el cumplimiento de las obligaciones previstas en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, y adoptando medidas de seguridad adecuadas, de conformidad con la normativa vigente.

LinkTIC podrá realizar transferencias de datos personales a terceros responsables ubicados en el exterior, únicamente para fines de procesamiento o almacenamiento; y la autorización otorgada por el titular constituye plena aceptación expresa e inequívoca del titular para el envío al exterior del dato personal para los fines señalados.

14. USO DE COOKIES

LinkTIC puede utilizar cookies o tecnologías equivalentes para la recolección de datos personales. Estas herramientas podrán emplearse para:

1. Mejorar la prestación de sus servicios y optimizar la experiencia de los usuarios.
2. Elaborar información estadística y análisis de uso.
3. Personalizar el contenido y los servicios ofrecidos a los usuarios, con base en sus hábitos de navegación.

Las cookies son archivos que se almacenan en el dispositivo utilizado por un usuario durante la navegación por Internet y que contienen un identificador único que permite reconocer dicho dispositivo, incluso si cambia de ubicación o de dirección IP.
Estas cookies pueden ser instaladas directamente por los sitios web de LinkTIC o por terceros vinculados a los mismos, y permiten conocer información sobre la actividad del usuario, como: el lugar de acceso, tiempo de conexión, tipo de dispositivo (fijo o móvil), sistema operativo y navegador utilizados, páginas más visitadas, número de clics realizados y patrones de comportamiento en Internet.
El acceso a los sitios web de LinkTIC no requiere que las cookies estén habilitadas; sin embargo, desactivarlas puede afectar el correcto funcionamiento de ciertas funciones y servicios.
A su vez, LinkTIC colabora con Microsoft Clarity y Microsoft Advertising para analizar cómo los usuarios interactúan con el sitio web mediante métricas de comportamiento, mapas de calor y reproducción de sesiones. Esto permite mejorar y promocionar productos y servicios, optimizar el sitio, prevenir fraudes y garantizar la seguridad. Los datos se recopilan mediante cookies propias y de terceros y otras tecnologías de seguimiento. Para más información sobre cómo Microsoft utiliza los datos, se puede consultar su Declaración de privacidad en el siguiente enlace: https://www.microsoft.com/es-mx/privacy/privacystatement.
De igual manera, LinkTIC utiliza Google Analytics para analizar el uso del sitio web. Esta herramienta recopila datos de forma anónima para mejorar la plataforma y no permite identificar personalmente a los usuarios. El seguimiento puede desactivarse mediante el complemento de inhabilitación de Google Analytics disponible en el sitio oficial de Google.
15. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. LinkTIC se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento, sin embargo, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente a través de la página web https://linktic.com/ y se inscribirá allí su fecha de cambio. Esta política fue actualizada por última vez el 26 de diciembre de 2025.

16. ENLACES A OTROS SITIOS WEB

El portal https://linktic.com/, entre otros, podrá tener links o enlaces a otros sitios web de propiedad de terceros. Si usted decide ir a alguno de esos sitios web, debe tener en cuenta que cada uno de estos portales cuenta con una política de privacidad distinta, por la cual no aceptamos responsabilidad alguna sobre la información o datos personales que usted brinde por fuera de nuestro sitio web.

17. LEGISLACIÓN VIGENTE
La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

18. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política entrará en vigor a partir de su actualización y publicación en los canales de comunicación empresarial.

SOCIEDAD COMERCIAL LinkTIC S.A.S.

19. CONTROL DE CAMBIOS